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旅游活动排程解决方案

项目概述


项目背景
      随着企业的不断向上发展,为提高企业文化,提升企业知名度,公司每年都有较多的会议、旅游等人员活动,目前活动安排由客服部人员分区手工进行统计。由于参加活动的人员数量众多,人员分布的地区范围非常广,吃住行都需要客服部门详细安排行程,因此工作量非常巨大,而且个人处理事务效率低,容易出现多、漏、错等情况。针对活动出现的这些问题,故此公司特别安排该系统调研会议,利用一套报名系统来解决,以期为后续活动的顺利开展和规划。

项目需求
      该系统主要由参与活动人员从网络发起,注册个人帐户后可进入系统操作页面,执行相应的操作进行报名登记。报名登记后,报名记录将要经过客服部进行审核,达到审核条件并审核成功后,系统将审核后的记录进行排程,排程包括酒店住宿安排,车辆行程安排,餐饮安排等。排程之后,系统并快速有效地提供生成相应的报表,以便随时查询。

核心问题
1.基础资料
(1)建立活动,主要分三层,大活动,小活动,第三层活动。设定活动名称,总人数,时间,地点,负责人,注意事项,类别,组别,备注;
(2)建立代理商的所属分区,省,市;
(3)建立代理商资料,名额设定,要分状态(已审,未效,作废)。登陆网上平台的用户名、密码;
(4)建立门店资料 (可由代理商录入时保存);
(5)客人资料能注明收到的证件等资料,去向;
(6)建立酒店住房类别、等级;
(7)建立餐饮类别、等级;
(8)建立车次类别、等级;
(9)建立人员类别、等级;
(10)用户管理;
(11)权限管理。
2.企业门户
(1)只开放给代理商,需要添加开放给最终的参加人员功能,但暂时只能供代理商用。
3.权限分配和角色设置
(1)一个代理商不能看其它代理商的文件;
(2)操作者的权限要分开。
4.前台门户
(1)查看活动函文,注意事项;
(2)查看报名资料,包括图片资料;
(3)查看活动的最终安排(报表);
(4)发函文,通知,注意事项 (KU);
(5)审核基础资料 (KU),分审核初始报名人员和审核代理商或加盟店:
A、审核初始报名人员主要由报名人员网上填写的资料;
B、审核代理商或加盟店主要包括代理商或加盟店商资料,报名名额,报名明细,参加细项活动,费用结算,这方面资料由客服部提供。
(6)分配代理商报名名额 (KU)。
5.报名模块
(1)代理商预报名,填一个预报名总数;
(2)代理商实报名,录入要报名的门店人员明细资料;
(3)一个代理商如果有多个品牌,可用一个帐户报名多个品牌下的人数;
(4)能上传图片等证件资料;
(5)能查看取消报名的记录,活动报名截止后取消名额要算占用名额;
(6)旅游与活动的填写内容有不一样(做统一处理);
(7)录入过的客商资料自动保留,可做为下次活动的资料;
(8)活动中还可报名小活动;
(9)报名要有截止日期设定,超过截止日期代理商不能修改报名资料,只能由客服部修改。
6.住宿安排
(1)维护酒店房间资料,能住多少人,默认2人 (KU);
(2)具体排程规则:
A、同一代理商同一品牌尽量在一起;
B、夫妻(尽量住大床),兄弟尽量住一起;
C、级别不一样的要分开,同一级别的按顺序排;
D、房间要有人员优先级,按优先级、按顺序预排;
E、系统自动生成一次排序,特殊人员手工调整。
7.行程安排
(1)维护车次资料,座位数,有注明发车时间,去向,多次行程;
(2)同一活动有多个行程,有个别人员要重新排车;
(3)人员依省,依代理商,依品牌分车;
(4)系统自动生成一次排序,特殊人员手工调整。
(5)具体排程规则:
A、按代理商人数排序,先排数量最多的代理商,整车排满,不足一车的先不排,下一个代理商再排一个新的车次,排完后,剩下的人员按数量排到空位最多的先排;
B、系统自动生成一次排序,特殊人员手工调整。
8.餐饮安排
(1)维护餐饮资料,座位数,类别,默认10位;
(2)限定人数不能大于座位数;
(3)人员依省,依代理商,依品牌分桌;
(4)具体排程规则:
A、先人工排出主座席;
B、按人员类别;
C、座位类别;
D、按同一品牌,同一代理商排序后排程;
E、系统自动生成一次排序,特殊人员手工调整。
9.费用管理
(1)定位金,办证费,房费,代缴费用,是否已交;
(2)凭证可作为附件上传;
(3)费用结算没有规则,只能手工操作。
10.工作人员安排
(1)同客户相同处理排程,人员类别不一样。
11.取消报名
(1)增加取消报名的处理,排好吃住行的客人要取消时,先找出要调整的,用最后面的往空的补,已经调好的不动;
(2)可以手工调整。
12.报表
(1)按活动,酒店,车次,人员查排程;
(2)按活动,代理商,按人员汇总查历史活动;
(3)按人员类别查活动历史;
(4)费用表格;
(5)明细列出由客服部提供。
13.查看相关记录
(1)历史记录或者当期排程、费用只有代理商的操作人员能查看。

项目需求理解


      根据用户目前提出初步需求,本系统涉及流程需要定制开发的部分有:基础资料、企业门户、权限管理和角色分配、前台门户、报名模块、住宿安排、行程安排、餐饮安排、费用管理、工作人员安排、取消报名、报表、查看相关记录等。

网站结构框架

基础资料
基础资料需求在项目中起着举足轻重的作用,因此它的明确性非常重要。目前提供的基础资料已经比较详细,基本重要所需数据已经确定。部分可能要用到的资料表也作了进一步的添加。整个系统初步模型图请查看附件E-R图。

企业门户
关系到该系统的私密性,企业门户暂时只开放给代理商,有开放给最终参加人员的功能,为满足需求,暂时保留该功能。

权限管理和角色分配
目前关于权限管理和角色分配主要相关表有,权限表,角色表,用户权限表,用户角色表和角色权限表。这样建立它们之间的关系将很易于维护、查看和扩展,具体模型请查看附件E-R图。

前台门户
登录前台门户,即可查看活动函文及相关注意事项;在已经有报名资料的前提下,可以查看报名资料、包括图片资料;查看活动的最终安排;可以发函文、通知和注意事项;进行基础资料的审核,可分为审核初始报名人员和审核代理商或加盟店;分配代理商报名名额。

报名模块
代理商登录门户,进行预报名,填一个预报名总数;经过代理商与报名者之间的沟通确认,进入实报名阶段,代理商录入要报名的门店人员明细资料,同时,可以上传图片等证件资料;如果代理商如果有多个品牌,可用一个帐户报名多个品牌下的人数;如果中途有报名者要取消报名,要进行取消处理,并对已经取消的报名者进行相应的记录,以便日后查看;在活动报名截止后如果取消名额,此取消的名额要算占用名额;如果旅游与活动的填写内容有不一样,要做统一处理;录入过的客商资料要自动保留,可做为下次活动的资料;活动中如果有小活动,活动者仍可报名。以下是部分相关流程图:

住宿安排
报名人额确认后,进行住宿安排。
住宿安排前,酒店房间资料已经就绪,后期仍可继续完善并维护;每个房间默认能住两人;分房时主要按代理商、品牌、关系排序;具体排程规则:
A、同一代理商同一品牌尽量在一起;
B、夫妻(尽量住大床),兄弟,朋友尽量住一起;
C、级别不一样的要分开,同一级别的按顺序排;
D、房间要有人员优先级,按优先级、按顺序预排;
E、系统自动生成一次排序,特殊人员手工调整。
以下是部分相关流程图:

实例分析描述:
      假设页面已经提交100条住宿排程数据,程序接收到该100条数据,并放置在一个R准备容器中(程序已经设定所需容器都在需要时生成),接下来进行分类数据,取出第一条数据,先判断是否有代理商标识,如果有,放入一个Y代理商容器,如果没有,放入一个N代理商容器,同时从准备R容器中移除这条数据,以此类推,处理完这100条数据。
      接下来读取Y代理商容器,假设这时里面有50条数据,取出第一条数据,读取数据中的代理商标识,标识名为S代理商,并放入一个S代理商容器,同时从Y代理商容器中移除这条数据,取出第二条数据,读取数据中的代理商标识,将这个标识与S代理商比较,看是否相等,如果相等,放入S代理商容器,如果不相等,放入一个D代理商容器中,同时从Y代理商容器中移除这条数据,以此类推,处理完这50条数据。
      接下来读取S代理商容器,假设这时里面有30条数据,取出第一条数据,先判断是否有品牌标识,如果有,放入一个Y品牌容器,如果没有,放入一个N品牌容器,同时从S代理商容器中移除这条数据,以此类推,处理完这30条数据。
      接下来读取Y品牌容器,假设这时里面有20条数据,取出第一条数据,读取数据中的品牌标识,标识名为S品牌,并放入一个S品牌容器,同时从Y品牌容器中移除这条数据,取出第二条数据,读取数据中的品牌标识,将这个标识与S品牌比较,看是否相等,如果相等,放入S品牌容器,如果不相等,放入一个D品牌容器中,同时从Y品牌容器中移除这条数据,以此类推,处理完这20条数据。
      接下来读取S品牌容器,假设这时里面有10条数据,取出第一条数据,先判断是否夫妻关系,如果是,读取该条记录的人员关系代码(为防止人名重名,应该用人员关系代码为关键词),系统开始查询数据库查询此人的关系人是否已经有分配到一个房间,如果有,读取出查询出的房号标识,将此人分配进去。如果没有,则系统查询是否有双人房,而且是较大的双人房,如果有,将此人分配进去,如果没有,该条记录放入一个H人工安排容器,同时从S品牌容器中移除这条数据。
      如果不是夫妻关系,先判断是否兄弟关系,如果是,读取该条记录的人员关系代码(为防止人名重名,应该用人员关系代码为关键词),系统开始查询数据库查询此人的关系人是否已经有分配到一个房间,如果有,并且还允许加入人员,则读取出查询出的房号标识,将此人分配进去。如果没有,则系统查询是否有匹配,如果有,将此人分配进去,如果没有,该条记录放入一个H人工安排容器,同时从S品牌容器中移除这条数据。
      如果不是夫妻关系,先判断是否朋友关系,如果是,读取该条记录的人员关系代码(为防止人名重名,应该用人员关系代码为关键词),系统开始查询数据库查询此人的关系人是否已经有分配到一个房间,如果有,并且还允许加入人员,则读取出查询出的房号标识,将此人分配进去。如果没有,则系统查询是否有匹配,如果有,将此人分配进去,如果没有,该条记录放入一个H人工安排容器,同时从S品牌容器中移除这条数据。
      如果不是朋友关系,先判断是否是男,如果是,则系统查询是否有匹配,如果有,将此人分配进去,如果没有,该条记录放入一个H人工安排容器,同时从S品牌容器中移除这条数据,以此类推,处理完这10条数据。
      接下来处理顺序是D品牌容器中、N品牌容器、D代理商容器、N代理商容器这些容器中的数据,方法如上,这里不再多加分析,最后剩下H人工安排容器,这个容器中的数据将回传到页面人工安排。

行程安排
行程安排前,车辆资料已经就绪,后期仍可继续完善并维护;每部车有类别,座位数,发车时间;同一活动有多个行程,有个别人员可重新排车;分车时主要按省、代理商、品牌排序,同一代理商会尽量安排在一起;具体排程规则:
A、按代理商人数排序,先排数量最多的代理商,整车排满,不足一车的先不排,下一个代理商再排一个新的车次,排完后,剩下的人员按数量排到空位最多的先排; B、系统自动生成一次排序,特殊人员手工调整。
以下是部分相关流程图:

餐饮安排
餐饮安排前,餐饮资料已经就绪,后期仍可继续完善并维护;每桌有类别,座位数,默认10位;限定人数不会大于座位数;分桌时主要按省、代理商、品牌排序,同一代理商会尽量安排在一起;具体排程规则:
A、先人工排出主座席;
B、按人员类别;
C、座位类别;
D、按同一品牌,同一代理商排序后排程;
E、系统自动生成一次排序,特殊人员手工调整。
以下是部分相关流程图:

费用管理
活动的安排过程中,有些环节可能要涉及费用问题,这些环节所产生的费用都会被记录,并可随时进行查看核实。
主要包括定位金,办证费,房费,代缴费用等,并有状态显示其是否已交;相关费用的凭证可作为附件上传;费用结算没有规则,手工操作。

工作人员安排
由于工作人员性质相对单一,安排情况将类似于客户,只是人员类别加以另外标识。

取消报名
如果是在已经排好吃住行后,有客人要取消该次活动时,已经取消的占用资源将腾空出来。如果后面有需要调整进来的,且匹配已经腾空位置条件的,则动用腾空出来的位置,前面已经调好的保持不变。

报表
报表展现将分为几种形式。按活动,酒店,车次,人员查看排程生成报表;按活动,代理商,按人员汇总查看历史活动生成报表;按人员类别查看活动历史生成报表;查看费用生成报表。该部分的明细列出由客服部提供。

查看相关记录
每次活动生成的记录,都将保留,以供日后参考。代理商的操作人员可以查看历史记录或者当期排程、费用等相关信息。

案例展示